首先，要明確一個概念：做活動就是走鋼絲，沒有保險的高空走鋼絲！
因為，活動沒有“彩排”，只有現場“直播”！無論什么類型的活動，人數是50人還是2000人，也不論預算是幾萬塊還是幾十上百萬，從邀請、接待、到現場管理的每一個環(huán)節(jié)，都是所在公司形象的直接反映。根據墨菲定律，可能會出錯的事情一定會出錯。
所以，成功策劃一個令人難忘的活動，關鍵就是細節(jié)！細節(jié)、細節(jié)！重要的話說三遍。一場活動有成千上萬的細枝末節(jié)，每個環(huán)節(jié)都不能出現任何閃失。
其次，有了上述概念，接下來了解策劃一場活動的幾個關鍵要素
第一，活動預算；在開始策劃之前，就要決定活動的規(guī)模，而規(guī)模取決兩個要素：資金和目標?？偛荒懿邉澋揭话氲臅r候發(fā)現預算不夠，那就是在做無用功。第一步粗略估算出舉辦活動的主要費用（場租/住宿/交通/會場布置/AV燈光舞臺布置/嘉賓/演員/主持人/安保/攝影攝像/勞務/視頻制作/物料制作/第三方開發(fā)/禮品采購/公關費用/各種雜費等）。
第二，活動目的；此次活動的目標和動機是什么？希望達成的目標？活動必須要有意義，比如：吸引媒體關注/提高公眾知名度/推出新產品新形象/表彰/答謝員工客戶供應商等。根據不同的目的確定活動調性，嚴謹的技術交流會議、創(chuàng)新獨特的科技發(fā)布會、高端低奢的答謝會等。
第三，活動場地；明確了活動目的和活動調性，就要甄選合適的活動場地。一場令人記憶深刻的活動場地占了一半因素，如果想選擇一個與眾不同的地方，或許是博物館/美術館/藝術劇院/私人住所/歷史遺跡/高級餐館/俱樂部/風景名勝/網球場/倉庫/游船等，數之不盡，只怕你想不到或者資金不夠用。
第四，核心內容；用現在流行的說法是干貨，如果是一場產品發(fā)布會，那么核心內容就是圍繞產品發(fā)布來設計；如果是一場頒獎答謝晚會，核心內容就圍繞頒發(fā)各種獎項來設計；如果是周年慶典，就好好包裝企業(yè)奮斗歷程和前程似錦。核心內容是整場活動的內核，圍繞核心內容，可以提煉主題、Slogan、主KV，通過什么樣的發(fā)布形式讓受眾感知核心內容，是最考驗策劃團隊的創(chuàng)意能力和執(zhí)行經驗了。
第五，活動亮點；一場與眾不同的活動總要有幾個亮點，非凡的體驗受眾會自動進行二次傳播。如果你的活動像白開水一樣平淡，受眾會連自拍的欲望都沒有?；顒恿咙c不一定都是明星、網紅、大咖、新媒體、新技術，也可以通過創(chuàng)意的方式給受眾意外的驚喜，創(chuàng)造不一樣的體驗。
最后，執(zhí)行過程中有可能出錯的幾個地方
第一，接待；嘉賓的行程出現差錯，有可能是機票訂錯、名字不符無法入住。也可能是現場座位卡準備不足、名字出現錯字別字等；
第二，交通；甄選場地時可能沒有考慮到交通的便捷性，導致觀眾無法準確找到會場，或現場停車位不足，或現場出現交通擁堵；
第三，時間；要想活動成功，一個重要的條件是挑選一個好日子。保證大多數人有時間能夠出席外，避免惡劣天氣；
第四，現場；有沒有柱子、吊燈之類？視線是否足夠好，每一位客人都能夠看清楚舞臺或大屏幕；天花板高度是否足夠高；舞臺是否夠大？多高？一個還是幾個？演講是否需要多種語言？視聽設備對舞臺的要求？必須留出多少時間進行彩排？如何上下舞臺？舞臺設備搬出搬進、安裝拆卸都需要多長時間？演講話筒突然沒有聲音、PPT視頻卡頓、甚至斷電等諸如此類；
第五，報批；大型戶外活動需要報批消防城建公安等系統(tǒng)。作為活動策劃者一定要知道哪些場所需要辦理哪些許可證，需要做些什么工作，不能靠臨時碰運氣解決，盡量考慮到各種可能發(fā)生的意外事件。
活動結束
一個活動下來，策劃人員都感到身心疲憊?，F在，活動終于結束了，終于可以松一口氣了，可以好好回顧和慶祝休息一下，但是不要安排在第二天。要給每個人有充裕的時間理理頭緒，好好的放松一下。然后，好好的寫一份總結報告?；顒幽繕耸欠襁_成？實現預算了嗎？哪里超支了？原因？有什么成效？
這樣記錄對成功策劃下一場活動將大有裨益。
